Діджиталізація та підтримка: як аудиторська компанія в Україні досягає європейського рівня та підтримує прозорий бізнес у воєнний час

Працювати прозоро для українських компаній на часі і передумова відбудови України. Як харківській аудиторській фірмі «Бізнес елемент» під час війни вдалося не тільки продовжити свою діяльність, а і вийти на європейський рівень.

Редакція поспілкувалась з директоркою аудиторської фірми «Бізнес елемент» Анною Чайкою. 

Анна Чайка сертифікований аудитор і власниця аудиторської компанії, що працює в Харкові. Її команда не припинила свою роботу. Раніше компанія працювала з клієнтами з різних областей України. Основна направленість була на Харків та область, а також були клієнти у Києві. Зараз вже географія розширюється. На початку війни у компанії було декілька напрямків діяльності. Окрім аудиторської, вони професійно займалися аутсорсингом авторських послуг. Ще до початку пандемії COVID-19 Анна дуже багато розповідала про те, що всі процеси в бухгалтерському обліці можна автоматизувати. Саме під час карантину компанії вдалося з цим добре впоратися. Діджиталізація - це вже не якісь там дивні слова, це вимога сучасності. 

24 лютого і перші дії

24 лютого 2022 року у Анни мала розпочатися відпустка і вже була заплановона подорож. 

Я збиралася на потяг і почула вибухи. Тоді я зрозуміла, що мій літак з Києва більш за все не полетить. Я була в шоковому стані, - згадує Анна.

Перші рішення було приймати важко і першочергове питання була безпека родини. Анна була вражена тим, що відбувається, тому що ніхто не міг в це повірити. Важко було усвідомити, що таке можливо у 21 столітті. Війна з вибухами та артилерією.

Перші тижні компанія не працювала, тому що усі співробітники сиділи в бомбосховищах. Там зв'язку не було і виходили лише щоб зателефонувати. Ні Анна, ні її співробітники не розуміли, що буде далі.

Мені здається, що в цей момент ніхто не розумів, що буде далі. Хтось там десь затаївся і щось там чекав. Ми були серед тих, хто чекав. Через неможливість усього, що відбувалось - ми думали, що це повинно якось швидко закінчитись. Більше всього я боялась окупації. Я розуміла, що Харків це місто, яке знаходиться в 40 кілометрах від рф. Ми, звісно, більш за все боялися того, щоб до Харкова зайдуть війська рф і ми просто не зможемо нічого вже зробити. Слава Богу, Харків український і буде українським, - ділиться Анна.

Через тиждень перебування в сховищі, Анна вийшла зателефонувати. До неї на зв'язок вийшов системний адміністратор і запитав, чи буду вона сплачувати за сервер? Цим питанням він її шокував і тим самим спонукав до дій.

Анна прийняла рішення із наявного бюджету компанії виплатити по максимуму заробітню платню своїм співробітникам. Таким чином у кожного була б змога врятуватися та хоч на деякий час протриматись. Вже після цього вирішувалося питання з серверами. З останніми допомогли впоратися клієнти компанії. Саме тоді їх врятували IT компанії, які не залежали від ситуації в Україні, бо перебували поза межами країни.

Завдяки цьому ми таки проплатили той сервер і вирішили, що будемо працювати в екстренному режимі. Якщо хто є, щоб ми по максимуму могли зробити все для наших клієнтів, - згадує Анна.

Співробітники компанії у віддаленому режимі продовжили надавати усю звітність для клієнтів. 

Ми три місяці трималися у такому режимі - суцільної економії. Я дуже вдячна своїм співробітникам. На той момент я зібралась вже і виїхала з дітьми до Литви. Вже в іншій країні провели нараду у зумі. Я поставила свою команду перед фактом. Сказала, що розумію, будь кого. Треба рятуватись, треба рятувати свої родини. Я чесно сказала, який є в нас бюджет, та на що ми можемо розраховувати. Спитала, хто зі мною?, - згадує Анна. 

До початку широкомасштабного вторгнення у команді було вісім співробітникіа, а зараз з нею залишилось семеро. Дві людини за цей період було звільнено через те, що вони перестали виконувати свої обов'язки. Тим часом до команди з декретної відпустки повернулась одна із співробітнець. 

Відновлення компанії

На відновлення нормального функціонування компанії знадобилося пів року. Весь цей період процес не зупинявся і мінімальна заробітня платня виплачувалася співробітникам.

Компанія залишилася без офісу, в якому вони розміщувалися остані 15 років. Будинок знаходився біля штабу військових у Харкові і не дивлячись на існуючи загрози залишався цілим. Проте ще до початку широкомасштабного вторгнення там виникали деякі проблеми з орендодавцем, через що, його хотіли змінити. Але не встигли, хоч усю техніку і було потім вивезено через пів року після широкомасштабного вторгнення. Пошуком нового приміщення Анна збирається займатися вже зараз. Не дивлячись на постійні ракетні атаки, вона вирішила шукати офіс саме в Харкові. Бо дуже любить своє рідне місто і вірить, що його буде відновлено в найближчі роки.

Я взагалі вважаю, що нам пощастило в цій історії, з якого боку не подивитись. В роботі, перебуванні в іншій країні, - зазначає Анна. 

Наразі уся команда окрім Анни перебуває в Україні. Лише один аудитор компанії зараз не у Харкові, а на заході України. Це вимушений крок, бо в її домівку в передмісті Харківщини потрапила ракета і жінка залишалась без домівки. 

Шлях до діджиталізації

Анна працює з 19 років і тому вважає, що наступає момент, коли треба переходити в лайт режим. Займатися більше собою та родиною. Тим паче, що Анна багатодітна матуся. Тому робота у компанії побудована таким чином, що Анна може проводити більше часу з родиною і це була її мрія. 

Якраз у цьому стала в нагоді діджиталізація. Всю роботу виконує команда. Анна дуже пишається своїми дівчатами і вважає, що люди то взагалі нова нафта. Коли вдається знайти команду, яка розділяє цінності і розуміє все з півслова. Головне для Анни, щоб вони  вміли спілкуватися з клієнтами. Компанія завжди прагнула надавати дивовижний сервіс, бо бухгалтерів в Україні багато. Тому Анна розуміє, що своїм продуктом треба вирізнятися серед конкурентів. Не тільки баланс складати, а і задовольняти основні потреби клієнтів. 

Анна зрозуміла, що її підготовка до широкомасштабного вторгнення почалася ще під час пандемії COVID-19. В цей період Анна придбала для співробітників ноутбуки. Це дозволило без зупинки продовжувати працювати віддалено. З війною було складніше, додався стрес через загрозу життю. Через це ж на тиждень трудовий процес і припинився.

Зміни у надані послуг через війну

За період широкомасштабного вторгнення трохи зазнали змін послуги компанії. Складніше стало з аудитом, бо в Україні діє відтермування для обов'язкового аудиту. Через те, що багато компаній припинили свою діяльність, відпадає необхідність ініциативного аудиту. Проте зараз великий попит на аутсорсинг бухгалтерських послуг та консультації. Це стало актуальним, через те, що багато бухгалтерів виїхали з України. 

Компанія Анни власним прикладом показала, що можна працювати віддалено. При цьому не обов'язково мати штатну бухгалтерію. Ще декілька років тому, Анна казала, що завдяки цьому компанії можуть мати переваги. Саме в цей період багато власників українських компаній починають це розуміти. Для цього просто було необхідно змінити парадигму мислення. 

Компанія і співпраця з Європою

Компанія працювала з европейскими клієнтами ще до початку повномасштабного вторгнення. Команда Анни консультували європейські компанії у випадках, коли ті хотіли інвестувати у харківські підприємства. Найбільш затребованою послугою було консольтування щодо оподаткування в Україні. 

Потім перевірка підприємства, щоб інвестор розумів куди вкладає гроші. 

Наразі Анна перебуває у Литві і це дозволило їй ще більше залучитися до європейської бізнес спільноти.

Ще рік тому вона заснувала українську бізнес асоціацію в Вільнюсі, яка націлена на допомогу тим, хто намагається відбудовувати свій бізнес в Європі. Анна надає консультації українцям.

Як можна вести в Литві бухгалтерський облік не литовцям

Разом з допомогою українцям у влаштуванні бізнесу у Європі, Анна руйнує стереотипи. Вона вважає, що українці це не тільки про - "в готелі прибирати":

Наші люди здатні підлаштовуватися і знаходити різні рішення. Після закінчення війни в Європі обов'язково буде перерозподіл сил. Литва, Україна та Польша вийдуть на новий рівень економічного розвитку.

Анна вважає, що це стане можливим в тому числі і завдяки українцям. 

Повернення в Україну 

Після повернення в Україну Анна буде продовжувати свою діяльність в Литві. Як аудитор вона працювати наразі не може, бо для цього необхідно проходити сертифікацію. Попит на послуги її компанії в Литві буде зберігатися, бо багато українців відкривають свій бізнес в Європі. За аудитом вони вже зараз звертаються до Анни. Вона в свою чергу їх перенаправляє к тим, хто може допомогти. 

Плани на майбутнє і відбудову України

Бухгалтери за думкою Анни - це майбутні IT-ки. Для українського бізнесу вони будуть виконувати функцію Project manager. Фахівці майбутнього будуть перекладати з литовських бізнес правил на потреби українців, для керуючих органів для того, щоб була можливість комфортно відбудувати роботу. 

Анна зазначає, що наразі в Україні є багато підприємців з гарними ідеями, але вони не вміють їх презентувати. Цього потребує сучасність та інвестори. Тому новим напрямком роботи компанії стане підготовка підприємців до презентації своїх проєктів інвесторам. Для цього потрібна прозорість у фінансовій звітності та бініфіціарів.

Кошти є, а чи готові ми для їх отримання. На папері одне, а в дійсності інше. Це проблема і вона на часі. Треба навчитися бути прозорими. Це буде тим напрямком, який стане популярним, - зазначає Анна.

Наразі в Харкові запрацювала бізнес коаліція, в яку об'єдналося п'ять асоціацій. Вони вже зараз відбудовують стратегію розвитку міста. 

Анна зараз має ще один проєкт, який вона називає хобі. Її батьки з Сумської області і в їх рідному селі є занедбаний маєток графа. Саме його Анна мріє відреставрувати і таким чином відродити економіку регіону і внутрішній туризм. 

Анна має ще один напрямок роботи компанії і він не є прибутковим. Разом з командою вони займаються обслуговуванням благодійних організацій. 

Анна вважає, що кожен має робити все те, що може, і таким чином наближувати перемогу.