Эффективная программа для учета заказов

Чтобы привести в порядок все заказы, гораздо эффективнее использовать специальные программы. Их существует огромное количество, но суть работы заключается в нескольких моментах – фиксация всех заявок, а также учет заказов и их сведение и анализ. Вести отчет может любой специалист, потому что софт оптимизирован для комфортной работы бухгалтеров.

Преимущества использования

Если учет заказов выстроен профессионально и грамотно, это позволяет упростить процесс оформления, контроля качества, корректность выполнения. Кроме того, это помогает отслеживать, на каком этапе выполнения находится задача, понять, как сделать взаимодействие с заказчиками гибче и продуктивнее.

В независимости от выбранной системы, с ее применением гораздо быстрее реализовать вышеуказанные аспекты. Каждая из программ имеет индивидуальные преимущества, но стоит выделить универсальные:

• простой и доступный интерфейс, который не задерживает рабочий процесс;
• адаптация под бизнес любого направления (за короткое время легко настроить систему «под себя»);
• интеграция с другими системами (это могут быть как стандартные программы, например, Word, Exel или PDF, так и те, которые использует конкретный бизнес, (складской учет));
• взаимодействие со службами поставки (что значительно упрощает доставку заказов к клиенту);
• документный оборот проводится автоматически, без прямого участия специалиста;
• возможность комбинировать систему учета заказов и социальных сетей (при необходимости настраивается рекламная рассылка в любом мессенджере или социальной сети, а также по электронной почте; кроме того, применяются и обычные СМС-сообщения).

Многие программы можно протестировать заранее. Это удобная функция, которая предоставляет доступ к основным опциям и будет полезна как для новичков, так и для опытных компаний. 

Критерии выбора системы заказа учетов

Чтобы не тратить время на неудобную систему учета заказов, стоит придерживаться критериев выбора. Это поможет сэкономить время и сразу выбрать наиболее подходящий вариант для конкретной отрасли.

1. Интерфейс – программа должна быть простой и понятной, что выступает ключевым критерием. Ведь программой будут пользоваться обычные сотрудники, без образования в сфере IT. 
2. Гибкость настроек – нужно, чтобы стандартные настройки можно было адаптировать под конкурентную компанию. Например, если требуется поменять какой-то шаблон или добавить еще поля.
3. Посторонние интеграции – если предполагается задействование электронной почты или рассылки СМС, важно, чтобы учетная система интегрировалась со сторонними сервисами.
4. Права доступа – все данные должны быть в безопасности. Если система не способна обеспечить это, лучше подобрать другую. К примеру, есть информация, недоступная для абсолютно всех сотрудников, поэтому момент особенно необходим.
5. Техническая поддержка – дополнительный бонус, помогающий оперативно решать возникающие вопросы.

В идеале, лучше пользоваться тестовым периодом, чтобы на практике понять, имеется ли смысл продолжать работу с данной системой. Но помните, что не все программы располагают таким предложением.