Милитина Великая о бухгалтерском аутсорсинге, поддержке клиентов и справедливости в бизнесе

Руководитель аутсорсинговой компании «Бухгалтер» Милитина Великая рассказала о том, почему все больше компаний отдают предпочтение аутсорсингу, как выстроить большую клиентскую базу, и почему среди бухгалтеров так мало мужчин.

Милитина знает о бухгалтерском учете абсолютно все от А до Я. Ежедневно она помогает клиентам из разных уголков Украины не только в ведении бухгалтерии, а также в консультировании по вопросам налогообложения, кадрового учета, финансового анализа, целесообразности кредитования бизнеса и многое другое.

- Сейчас все больше компаний отдают предпочтение аутсорсингу бизнес-процессов. Есть множество разновидностей аутсорсинга. Расскажите, как это работает в бухгалтерии?

У нас основное направление – это бухгалтерский, налоговый учет и кадровый аутсорсинг. В первую очередь – это экономия средств. Не нужно оборудовать новое рабочее место, обучать и оплачивать семинары. Можно за меньшие деньги получить квалифицированную помощь. У нас в компании работают специалисты по направлениям: начисление заработной платы, бухгалтерский учет, налоговое администрирование и т.д. Каждый из сотрудников компании глубоко разбирается в своем направлении. Таким образом, одно предприятие, как правило, сопровождает несколько специалистов – профессионалов в своем деле.На удобстве и комфорте общения для нашего клиента это никак не отображается. Руководитель или его подчиненные общаются по одному мессенджеру, по одному номеру телефона. Они пишут или звонят, если необходимо проговорить какие-то вопросы и его перенаправляют к ответственному специалисту за это направление.

- У вас сейчас есть уже два офиса компании «Бухгалтер» в Запорожье и Днепре. Какой штат сотрудников?

В команде Запорожья на сегодня семь человек, в Днепре пока двое. Не смотря на удаленность офиса мы стараемся поддерживать командный дух, встречаемся для неформального общения.

- Как вы организуете взаимодействие с клиентами?Не секрет ведь, что часть компаний и руководителей привыкла к традиционному бухгалтеру и некоторым людям сложно перестроится и отдать эту отрасль стороннему исполнителю.

Все точно также. На первых этапах это очень мобильный и лояльный переход. Тот, кто хочет каждое утро общаться и проговаривать планы на день – не проблема. Мы будем списываться и созваниваться. В письменном виде вести коммуникацию, кстати, намного эффективнее, как для руководителя, так и для нас. А все потому, что есть разные направления деятельности каждого из сотрудников. В большинстве своем мы уходим от этого, ведь каждый занят своим делом.Руководитель занимается тем, чтобы развивать свой бизнес, строить новые объекты, открывать торговые точки, проекты, а мы занимаемся своим делом – бухгалтерским, налоговым учетом, оптимизацией налогообложения, финансовым анализом и т.д. в зависимости от потребностей клиента.

- Сколько клиентов сейчас обслуживает ваша компания? Это предприниматели из Днепра и Запорожья или есть и представители других городов Украины?

Сейчас мы ведем более 120 клиентов, но если честно я не занимаюсь их подсчетом. С каждым месяцем количество новых клиентов растет и это очень радует. Мы активно работаем над развитием компании.

Мы сотрудничаем с клиентами по всей Украине – Киев и область, Западная Украина, Бердянск, Днепр и Запорожье.

- Как о ваших услугах чаще всего узнают предприниматели. Какой из каналов коммуникации наиболее эффективен?

Чаще всего это рекомендации, но реклама тоже имеет место быть. Наши клиенты дают нам позитивные рекомендации друзьям, знакомым, родственникам из уст в уста. Так привычнее для руководителей компаний и предпринимателей. Подбирая бухгалтера в штат тоже ведь чаще всего основываемся на рекомендациях, чтобы иметь представление о человеке, знать, что есть позитивный опыт сотрудничества с ним. Также и в бухгалтерском аутсорсинге. Реклама составляет незначительную часть от общего потока. Ведь бухгалтерский аутсорсинг – это не спонтанная покупка. Для того, чтобы подойти к смене бухгалтера или задуматься об этом или даже не меняя, прийти к тому, что нужен именно аутсорсинг - это дело не одного дня, месяца, а иногда даже лет. Об этом необходимо серьезно задуматься, все взвесить, понять на сколько это эффективно и применимо к определенной модели бизнеса. Нужно привыкнуть к мысли, что это работает, пройти не одну консультацию. А у меня есть клиенты, которые на протяжении нескольких лет приходят, расспрашивают, интересуются и только спустя длительное время мы начинаем сотрудничать. Эти решения нужно выносить, поэтому сиюминутная реклама и спонтанные покупки здесь не работают.

- Вы проводите множество консультаций, а с какими наиболее частыми вопросами обращаются владельцы бизнеса?

Обращаются, как руководители, так и бухгалтера. Консультации очень разноплановые, но чаще всего интереснее оптимизация/минимизация налогообложения (в зависимости от потребности клиента), целесообразность кредитования, инвестиции, внешнеэкономическая деятельность, нюансы НДС-администрирования и кадровое делопроизводство ввиду рейдов Гоструда.

- Органы Гоструда все еще проводят свои внеплановые проверки?

Да, с очередными новациями и новыми силами. Но есть и хорошая новость: в Верховной Раде рассматривают законопроект относительно уменьшения прессинга в этом направлении. Гоструда сначала будет даже за неоформленных сотрудников предупреждать, а если в течение года нарушение повторяется, то штраф будет составлять 4 минимальные заработные платы, вместо 30, которые есть на сегодня.

- Предупреждать будут в какой форме?

В письменной. Инспектор будет составлять письменный акт-предупреждение, где будут описываться замечания. Через время, конечно же, возвращаться с повторной проверкой и тогда наказания уже не избежать.

- В перспективе планируете ли открывать новые офисы в других городах?

Планируем открытие офиса в Бердянске. Сейчас как раз занимаемся подбором помещения параллельно изучая рынок труда. В планах построить команду из высококвалифицированных сотрудников. Сейчас очень сложно с кадрами во всех сферах, в том числе и в бухгалтерии. Для качественного предоставления услуг бухгалтерского аутсорсинга, необходимо подобрать хороших специалистов, а с ними непросто, как в Днепре, так и в Запорожье, но мы находим. Офис в Бердянске направлен на создание квалифицированной команды. Вместе с ростом объемов работ увеличивается потребность в кадрах.

- Какие требования вы предъявляете к тем сотрудникам, с которыми работаете?

Хорошее знание своего дело. Не обязательно знать от корки до корки весь налоговый кодекс, но важно хорошо разбираться в своем направлении. Например, если человек заявляет, что он хорошо знает НДС-администрирование, значит он должен знать его от и до. Пусть он не знает зарплаты, но свое направление обязан знать в совершенстве. Если это бухгалтер-универсал, то тогда он должен знать все от А до Я. Важными требованиями для потенциальных сотрудников нашей компании также являются умение работать в команде, нацеленность на результат и стремление к развитию.

- Насколько для вас важен опыт бухгалтера?

Мы рассматриваем и студентов. Они приходят и как новые сотрудники, и на обучение. Мы учим молодых людей «под себя». На сегодня сформирована основа кадров. Студенты здесь выступают, как помощь и подмога. Перспективные студенты получают возможность трудоустройства. Опыт работы важен и обязателен для кураторов направлений и ведущих бухгалтеров.

- Как часто приходится переучивать молодых людей после университета и говорить им «забудь всему чего тебя учили в институте…»?

Система образования не только в Запорожье, но и в Украине на сегодня оставляет желать лучшего. Столкнулись с тем, что после запорожского ВУЗа приходит выпускник и говорит о том, что на протяжении пяти лет обучения программу 1с изучали 5 часов. Мне непонятно, что тогда делали остальное время. 1с – это программа, в которой работает большинство компаний. В ВУЗах дают общую теорию, которую на практике нужно оттачивать и доводить до совершенства. Особенность обучения на специальности «Бухучет и аудит» в том, что в законодательную базу постоянно вносятся изменения и это тоже важно отслеживать. Выпускники ВУЗов умеют учиться, навыку применения знаний на практике, к сожалению, не учат.Мы сами читаем и адаптируемся под новое законодательство ежедневно. Это очень специфическая сфера. Законодательные нормы быстро теряют свою актуальность.

- Были ли в вашей практике случаи, когда к вам обращались за помощью уже в стадии очень проблемной бухгалтерии, когда приходилось включать функцию спасения?

На самом деле такое случается довольно часто. Это плохо, печально. Многие клиенты сразу заказывают услугу ревизии и чаще всего не только текущего года. Очень сложно найти квалифицированные кадры, мы компенсируем это тем, что каждый день общаемся в команде, проговариваем законодательные изменения, и если даже кто-то что-то недослышал или не воспринял сам, то мы доносим это таким образом, чтобы все запомнилось. Живое общение в кругу бухгалтеров и разных направлениях накладывает свой отпечаток. Молодые перспективные кадры тоже очень быстро схватывают информацию и все понимают. Плюс всевозможные семинары, вебинары и т.д.

- Сейчас вы руководительница успешной компании с сильным штатом сотрудников, которой доверяют представители, как малого, так и крупного бизнеса. А с чего все начиналось? Как вы встали на этот путь?

Я бухгалтером едва ли не родилась. На самом деле еще в 7 классе выбрала математический профиль. Даже не знаю почему, так для себя решила. Мои родители тоже связаны с коммерцией. У них была сеть аптек, а я видела себя именно бухгалтером. После школы пошла в техникум, дальше в ВУЗ. После обучения я долго вынашивала эту идею с аудитом и аутсорсингом. Тогда еще не знали такого слова, просто слышали, что это какая-то удаленная работа. На тот момент бухгалтеру быть на удаленке было вообще не реально.Мы заполняли рукописные книги, тогда еще не было системы «Клиент-Банк», носили печатные платежки, стояли в очередях и сдавали в отчеты. Это было в прошлом веке и никто уже не помнит о том, как это было. Сегодня средства коммуникации развиты настолько хорошо, что можно эффективно делать работу, не покидая стен офиса. Это позволяет нам быть мобильными.

- Женщине сейчас сложнее реализовать себя в бизнесе или гендерная принадлежность не играет роли?

В бизнесе вообще сложно себе реализовать. Женщина это или мужчина – уже не важно. Потому что это черта характера. У меня двое детей, но я при этом ни разу не была в декрете. Когда я первый раз ушла в декрет, мне удалось пробыть там неделю. Руководитель привез мне компьютер домой. Я ездила вместе с коляской и возила документы туда-обратно. Была бухгалтер, которая находилась по месту, а я курировала ее работу, хотя на тот момент мне было двадцать с небольшим. Когда родила второго ребенка, то в декрет уже даже не пыталась уйти. Поэтому трудовой стаж формировался с 16 лет, после прохождения практики и с тех пор работаю в этом направлении.

- Вы начинали работать одна или у вас уже на старте была команда единомышленников?

Начинала работать одна. Это были объявления по всевозможным бесплатным интернет-ресурсам. В начале было желание работать дома, чтобы быть с детьми и заниматься своей профессиональной деятельностью. Но это не обо мне. Продлилось это месяц-два. Потом появились предложения о частичной занятости. Таких предложений становилось все больше и дошло до того, что выстроилась цепочка с 8 утра и до 21.00. На том этапе возник вопрос офиса и помощника, а далее уже работали над развитием компании.

- Сейчас у вас есть разграничения на свое личное и рабочее время? Можете ли вы отвечать на рабочие звонки дома?

Так чтобы не отвечать на звонки совсем, наверное, нет. Потому, как бывают какие-то форс-мажорные ситуации, особенно в заведениях, которые работают круглосуточно. Всегда есть нюансы, которые требуют безотлагательной консультации. Да, иногда такие звонки бывают, но, к счастью, мне везет с клиентами и все корректны для того, чтобы не звонить вне рабочее время, тем более ночью. Если что-то срочное, то я, конечно, поднимаю и отвечаю, но если вопрос терпит до завтрашнего утра, то связываемся с утра и проговариваем все.

В заключении Милитина рассказала, что сотрудники компании «Бухгалтер» являются не просто исполнителями услуг, а бизнес-партнерами и действуют всегда в интересах клиентов, что подтверждает многолетняя успешная практика.