Електронна товарно-транспортна накладна (е-ТТН) — це не просто цифрова альтернатива паперовому документу. Це частина логістичного процесу, яка напряму впливає на ефективність, швидкість та безпеку перевезень. Але, як показує практика, багато компаній стикаються зі схожими помилками, які гальмують роботу бізнесу і створюють юридичні ризики. У цій статті розберемо 5 найпоширеніших помилок при роботі з е-ТТН і розповімо, як сервіс «Вчасно.ТТН» допомагає їх уникнути.

Чому помилки в е-ТТН — це ризик для бізнесу

Кожна помилка у е-ТТН — це штраф, затримка доставки, конфлікт із замовником або перевізником. Крім того, некоректно оформлені документи можуть стати причиною податкових проблем чи суперечок з контролюючими органами. Усе це — втрата часу, грошей і репутації. Тому важливо не лише перейти на електронний документообіг, а й користуватись ним правильно.

5 типових помилок

  1. Неправильне або неповне заповнення реквізитів. Адреса доставки, ІПН, коди товарів, номер машини — будь-яке неточне або пропущене поле може призвести до того, що документ не буде юридично дійсним або перевізник не зможе пройти контроль.
  2. Несвоєчасне підписання е-ТТН усіма сторонами. У деяких випадках документ просто «зависає» — водій виїхав, а вантажовідправник чи отримувач забули підписати е-ТТН. У результаті товар у дорозі без належного супровідного документу.
  3. Плутанина у ролях (хто створює, хто підписує). Особливо часто така ситуація виникає при залученні кількох перевізників або партнерів. В результаті — затримки, дублювання документів, або їх повна відсутність.
  4. Відсутність або дублювання документів. Коли компанії працюють і з паперовими, і з електронними ТТН одночасно, зростає ризик дублювання або втрати важливої інформації. Це — типова помилка в перехідний період.
  5. Відсутність зв’язку з мобільним додатком перевізника. Якщо водій не має змоги підтвердити прийом вантажу або не бачить е-ТТН у телефоні — це викликає збої на маршруті та унеможливлює контроль у реальному часі.

Як «Вчасно.ТТН» допомагає уникати всіх цих помилок?

Сервіс «Вчасно.ТТН» створено не лише для зручного створення електронної накладної, а й для того, щоб звести до мінімуму людський фактор і ризики при її оформленні. Автоматизація критичних моментів дозволяє уникнути типових помилок, які часто трапляються в ручному або напівпаперовому процесі:

  • Підказки в полі заповнення. Система в реальному часі перевіряє заповнення полів та підсвічує помилки або відсутні дані. Якщо ви забули внести номер авто, ІПН контрагента або адресу доставки — система не дасть вам перейти далі. Це виключає можливість створити юридично неповний документ.
  • Нагадування про підписання. Усі сторони отримують автоматичні сповіщення про необхідність підписати документ. Це означає, що е-ТТН не «зависне» в статусі чернетки або не залишиться без підпису одного з учасників. Ви завжди будете впевнені, що документ дійшов до кожного — і вчасно підписаний.
  • Контроль статусу по всьому ланцюжку. Інтуїтивно зрозуміла система статусів дозволяє у будь-який момент побачити, на якому етапі документ: створено, підписано однією стороною, чекає на іншу, завершено. Це — прозорість і контроль в усьому ланцюжку постачання.
  • Інтеграція з CRM та обліковими системами. «Вчасно.ТТН» легко інтегрується з вашою обліковою системою (1С, ERP, CRM тощо), завдяки чому зникає потреба дублювати дані в різних системах вручну. Один раз внесені реквізити автоматично підтягуються у потрібні документи, що скорочує час і зменшує ризик помилок.
  •  Мобільна версія для перевізника. Навіть якщо водій у дорозі, він має повний доступ до е-ТТН через смартфон або планшет. Це дає змогу оперативно підтвердити прийом вантажу, підписати документ, додати фото або зауваження. І головне — бути завжди в курсі актуального статусу доставки.
  • Історія змін і безпечне зберігання. Кожна дія з документом фіксується: хто створив, хто редагував, коли і яким підписом підписав. Ця історія доступна для перегляду у будь-який момент і є доказовою базою у разі спірних ситуацій. Документи зберігаються в захищеному електронному архіві, до якого мають доступ лише авторизовані користувачі.

Завдяки цим функціям «Вчасно.ТТН» не просто замінює паперову ТТН, а виводить логістику на новий рівень ефективності, контролю і безпеки.

Висновки

Помилки в е-ТТН — це не просто «технічні дрібниці», а фактори, які напряму впливають на репутацію, швидкість поставок і фінансову стабільність компанії. Автоматизація — це не лише зручність, а й захист від ризиків.

Спробуйте «Вчасно.ТТН» вже сьогодні — залиште заявку на демонстрацію, і ми покажемо, як зробити ваш логістичний документообіг простим, безпечним і швидким