Выбор Системы электронного документооборота требует не только четкого понимания собственных целей внедрения автоматизированной системы управления документами, но и знания рынка ECM, как выбрать сэд? Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании? Поговорим об этом подробнее...

Если Вы представляете среднюю или крупную компанию с числом сотрудников, вовлеченных в документооборот, не менее нескольких десятков. Ваша компания с развитой филиальной сетью и территориально распределена. В качестве задачи стоит вопрос автоматизации не только классического делопроизводства, но и сквозных бизнес-процессов, коллективной работы и архивного хранения большого объема данных. 

Документооборота в организации может и не быть. Отсутствие документов - признак неформального управления (по принципу «начальник сказал - сделали»). Как показывает практика, при небольших размерах организации этот метод работает вполне эффективно. Но когда масштабы деятельности растут, руководителю приходится вводить формализацию хотя бы части процессов (например, регистрировать «входящие-исходящие», чтобы можно было проследить историю вопроса, собирать визы на договора, чтобы понять, кто за что отвечает). Но пока компания находится на таком уровне зрелости документооборота, внедрять СЭД ей рано.

Первоочередной задачей для таких компаний является организация документооборота, формализация бизнес-процессов работы с документами. Эти документы могут быть как бумажными, так и электронными.

Как показывает практика многие компании после установки СЭД, в процессе работы или при расширении компании понимают о необходимости дополнительных возможностей или настройке существующих. Ведь на начальном этапе абсолютно все нюансы предусмотреть не получается. Компания-поставщик, понимая, что перейти на другую систему Вам будет уже очень сложно, может искусственно значительно завышать стоимость необходимых Вам доработок. Чтобы не «попасться на крючок» Вам необходимо сразу уточнять о порядке цен на доработки.